Như chúng ta đã biết: Google Apps là một bộ ứng dụng của Google kết hợp nhiều dịch vụ cần thiết để trợ giúp doanh nghiệp của bạn.

Đây là dịch vụ được lưu trữ trên máy chủ cho phép doanh nghiệp, trường học và các tổ chức sử dụng nhiều sản phẩm đa dạng của Google bao gồm Email, Google Documents, Lịch Google và Google Talk – trên một tên miền duy nhất.

Ví dụ: nếu bạn sở hữu tên miền domain.com và bạn đăng ký dịch vụ Google Apps, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ nhận được:

Một địa chỉ email tùy chỉnh (nguoidung@domain.com).
Các công cụ xử lý văn bản.
Bảng tính và bản trình bày.
Hệ thống lịch dùng chung.
Công cụ tạo trang và trang web dành cho doanh nghiệp của bạn.
Quyền truy cập hệ thống mạng nội bộ linh hoạt.
Và nhiều, nhiều hơn nữa!

1. Tài khoản Google khác với tài khoản Google Apps như thế nào?
Mặc dù tài khoản Google Apps và tài khoản Google đều cho phép bạn truy cập nhiều sản phẩm Google giống nhau nhưng chúng là hai loại tài khoản khác nhau.

Tài khoản Google cho phép bạn truy cập vào một hệ thống đăng nhập hợp nhất với nhiều sản phẩm tiêu dùng miễn phí đa dạng của Google như Gmail, Google Groups, Google Shopping List, Picasa, Web History, iGoogle, và Google Checkout nhưng được Google quản lý.

Google Apps cấp quyền truy cập các sản phẩm do Google cung cấp nhưng được tổ chức của bạn quản lý.

2. Nếu bạn đang có ý định đến việc chuyển sang sử dụng Google Apps thì dưới đây là tất cả những gì cần biết.
Google Apps hoạt động như thế nào?

Google Apps là một bộ các trình ứng dụng hiệu quả dựa trên đám mây, giúp người sử dụng có thể truy cập kết nối Internet từ bất kỳ máy tính vào và ở bất kỳ thời điểm nào.

Bản thân các dữ liệu và các trình ứng dụng được vận hành bởi các trung tâm dữ liệu của Google.

Hiện đang có một số phiên bản các trình ứng dụng Google như phiên bản miễn phí, phiên bản tiêu chuẩn, phiên bản giáo dục, phiên bản cho các tổ chức phi lợi nhuận và phiên bản dành cho chính phủ.

Google Apps bao gồm các công cụ:

Email : là nền tảng email của Google, cung cấp cho người sử dụng 15 GB lưu trữ và hỗ trợ địa chỉ email theo tên miền của riêng bạn.

Google calender : là một công cụ quản lý dạng chương trình nghị sự, cho phép người sử dụng sắp xếp và chia sẻ lịch trực tuyến và được đồng bộ hóa với thiết bị di động của người sử dụng

Google drive : là công cụ cho phép bạn lưu trữ các dữ liệu trên nền điện toán đám mây của Google, chia sẻ và có thể truy cập chúng từ mọi nơi.

Google documents : là một nhóm các công cụ giúp người sử dụng tạo mới/chia sẻ/ và thao tác các văn bản, bảng biểu, đồ thị, các bài thuyết trình…cùng cả nhóm trong thời gian thực.

Google sheet : giúp bạn quản lý dữ liệu bảng tính nhanh hơn với dạng biểu đồ quen thuộc tương tự MS-excel đồng thời nhóm bạn cũng dễ dàng chỉnh sửa và nhận xét kiểu thảo luận.

Người sử dụng cần biết gì về các chính sách bảo mật?

Một số điểm cần lưu ý về chính sách bảo mật của Google:

Google Apps bao gồm nhiều tính năng bảo mật quan trọng được thiết kế riêng để giữ dữ liệu của bạn an toàn, bảo mật và trong tầm kiểm soát. Hệ thống mạng trung tâm dữ liệu của Google cung cấp khả năng bảo mật đặc biệt và đảm bảo quyền truy cập đáng tin cậy vào dữ liệu của bạn, 24x7x365,25 (đúng vậy: không ngừng nghỉ, kể cả năm nhuận).

Dữ liệu của bạn thuộc về chính bạn và các công cụ của Google Apps cho phép bạn kiểm soát dữ liệu đó, bao gồm những ai bạn chia sẻ dữ liệu cũng như cách bạn chia sẻ.

Các nhân viên của Google sẽ chỉ truy cập vào dữ liệu khi bạn/quản trị viên của bạn cho phép xâm nhập vì mục đích giải quyết các vướng mắc hay chỉ các nhân viên có thẩm quyền của Google mới có thể truy cập vào các cơ sở dữ liệu này.

Google sẽ lưu trữ các dữ liệu theo thời hạn mong muốn của khách hàng và sẽ xóa các dữ liệu khi khách hàng yêu cầu.

Người sử dụng có thể dùng thử Google Apps ở đâu?

Bạn có thể dùng thử phiên bản 30 ngày của Google Apps tại website: Google Apps for Business

Tuy nhiên, kể từ ngày 6 tháng 12 năm 2012, Google sẽ không còn cung cấp tài khoản mới cho phiên bản Google Apps miễn phí nữa. Phiên bản Google Apps miễn phí đôi lúc được gọi là “Standard Edition”.

Sự khác biệt giữa phiên bản miễn phí và Google Apps for Business là gì?

Một sự thật hiển nhiên mà chúng ta không thể chối cãi rằng chất lượng cũng như tính năng của dịch vụ có thu phí luôn vượt trội hơn các dịch vụ miễn phí cho dù ở bất kì nhà cung cấp nào kể cả Google cũng vậy.

Chi tiết và cụ thể hơn, bạn hãy tham khảo link này.

Và để lựa chọn 1 loại hình dịch vụ phù hợp nhu cầu mà vừa tiền của không phải đơn giản.

Đơn cử, bạn có thể truy cập bảng giá của dịch vụ Google Apps tại đây.

Google Apps For Business có giá 50 đô la Mỹ cho mỗi tài khoản trong vòng một năm. (Lưu ý, mỗi tài khoản người sử dụng được coi như một hòm thư đến chứ không phải cả 1 tên miền hay cả 1 công ty).

Đồng thời biểu giá này vẫn chưa tính thuế cũng như Google không chiết khấu cho dung lượng sử dụng hoặc mua với số lượng lớn.

Nếu bạn là doanh nghiệp và muốn tăng thêm mức lưu trữ thì có thể mua thêm dung lượng với giá giao động từ 4 đô la Mỹ đến 1.430 đô la Mỹ / tháng.

Một khoảng chi phí không phải là nhỏ khi nhu cầu hiện nay của đa số doanh nghiệp sử dụng Google Apps đều chung quy về Email mà thôi.